Rutiner skapar trygghet

Har du gjort en rutinbeskrivning för ditt arbete?

Att skriva rutinbeskrivningar kan många gånger kännas väldigt jobbigt, och onödigt. Vi har ju allt i huvudet! Men det ger mycket i slutändan, att kvalitésäkra verksamheten på det här sättet. Behöver du vara hemma, om så bara för att få ett par veckor semester, så är det guld värt för en vikarie om det finns välarbetade och kontinuerligt uppdaterade rutinbeskrivningar.

Som en början, kan det vara ett par noteringar, men det allra bästa är en riktigt detaljrik och omfattande rutinbeskrivning över hela kedjan. Från början till slut!clock

Några enkla exempel

Här nedan finns ett par enkla exempel. Det är endast ett axplock av alla rutiner som jag tycker är bra att skriva ner:

  1. Grunduppgifter

Börja med att skriva ner information om företaget och praktisk information. Exempel på ett par punkter av allt som kan finnas med:

  • Verksamhetsbeskrivning
  • Vilka program som används till bokföring, leverantörsfakturor m.m, samt kontaktuppgifter till support för respektive program.
  • Vilken bokslutsmånad har företaget och vilket regelverk (K1/K2/K3) tillämpas.
  • Moms och arbetsgivardeklarationer. Vem har behörighet att lämna skattedeklarationerna, hur ofta ska de redovisas, och vilka datum.

 

  1. Dagliga rutiner

Skriv ned vad som behöver göras varje dag, och i vilken ordning det ska göras. Tex:

  • Inläsning av inbetalningsfil för gårdagens inbetalningar.
  • Inläsning av betalningsfil för gårdagens betalningar.
  • Hantering av leverantörsfakturaflödet.
  • Hantering av faktureringsflödet.

 

  1. Månatliga rutiner

Skriv ned vad som behöver göras varje månad:

  • Avstämning av balansrapporten. Vilka konton ska stämmas av och mot vilka underlag, samt var hämtas underlagen.
  • Innan vilket datum ska rapportering till styrelsen ske, och vad ska rapporten innehålla. Från vilket program hämtas uppgifterna?

Varför ska vi göra en  rutinbeskrivning?

Målet med en rutinbeskrivning är att det löpande arbetet kan fortsätta utan större hinder, även om det är en ny person som ska utföra det utan överlämning.

Rutiner är att kvalitésäkra företagets administrativa verksamhet!

Lycka till!

Om bloggen

Sprint Redovisning är en redovisningsbyrå i Trollhättan.
På bloggen kommer jag skriva om de olika system jag jobbar med och intressanta händelser i Trestad.
Mvh
/Anna

Kategorier

Senaste inläggen